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会议策划前期工作中需要注意哪些事项?

所谓会议策划是指围绕会议活动的目的,在全面、深入分析会议相关内容的基础上,运用科学的策划方法,制订会议活动最佳方案的创造性思维活动的过程。成功的会议离不开成功的会议策划与管理,在各种资源的基础上将会议活动的各个环节恰如其分地联系起来,是会议组织者面临的重要问题。



一、会议资料准备注意事项 

1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备。

2、会议资料较多时,需要按照会议议程将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。 

3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时,应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位,方便参会人员领取。 

4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等,应当与会议资料一同准备好,置于资料文件袋中一并发放给参会人员。


二、会议通知注意事项 

会议通知分为:口头通知和书面通知

口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议

书面会议通知需注意以下几点: 

1、正式的书面会议通知应包含:简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。

2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员,如邀请函、电子邮箱等,如有必要可另行电话通知参会人员。


三、会议议程安排注意事项

1、正式会议开始时一般需要先容会议整体流程,将会议分为几项内容,如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程先容需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员先容会议流程。 

2、安排会议议程时应考虑到会议时间,尽量将会议时段安排在正常工作时段内,如9:00-11:00或者15:00-17:00,如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。


四、会场布置注意事项

1、正式会议的会场应提前安排好,并在书面会议通知中告知参会人员。

2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌,在会议开始前排好坐席及铭牌。

3、对于安排好坐席的会场,应提前将会议资料袋摆放在坐席上。  

4、需要用到视频放映或者开视频会议时,要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。 

5、注意各项会场的环境因素,例如温度、灯光等,按照实际情况调整好。  

6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具,如相机、摄像机、录音笔等,以便于在会后做好会议总结工作。


五、现场签到注意事项 

1、会议开始前在会场入口处设立接待处,准备好签到表,对参会人员签到。 

2、礼仪小姐应做好贵宾的签到及指引工作。


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