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成都平台开展会议活动时的注意事项「红星」 - 必赢316net

红星成都活动策划企业综合以往组织大型会议活动策划的经验与教训,为大家梳理归纳出了在办会过程中必须重视或留意的如下几个问题。
(一)会务管理扁平化
要将”一人抓总,分工负责”作为办会的首要原则确定下来,不折不扣地开始贯彻实行。坚决服从一人指挥,确保统一部署、统一安排、统一步调。(二)会务分工明晰化
根据会务总目标,将会务工作分解、分配到位,实现科学、合理地分工,使分工协作(如A/B角)、相互补位、责任到人的工作理念落到实处,以划清边界与责任,体现担当与合力。
(三)会务人员精干化
“兵不在多而在精,将不在勇而在谋”,以工作量相对饱和为准则,由办公室(综合部门)工作人员为主来承担会务,并由其负责到底,一般不临时抽调其他人员,确保会务工作的稳定性与持续性。

(四)会务信息对称化
从某种意义上说,会务工作是“流水”作业,容易因“信息不对称”而受到梗阻”。所以会务分组时,每一组要有一人充当信息员,第一时间将信息传递给其他组(信息员),并传达给组内每一位成员,为会务工作无缝衔接奠定基础
(五)会务应变及时化
要未雨绸缪,编制会务接待、会议考察、会场应急等预案,以此缩短工作人员反应与处置的时间。根据现场临时变化的新情况及相关方面的新要求,对事先无应对之策的突发事项要因地制宜,做到以变应变敢于负责。另外在面对新问题新需求时,要坚持首问负责制,及时提供全程代理式跟踪服务。
(六)会务细节严密化
在会议运作过程中,要在细微的地方多下功夫,缜密思考细节,发现细节、观察细节、沟通细节、处理细节,把简单的、普通的事情做得尽善尽美,把复杂的、零乱的事情做得滴水不漏,使会务各项细节工作有条不紊地顺利推进。


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